Un manual operativo es una herramienta de apoyo para el funcionamiento del negocio y un instrumento de medición que permite asegurar la calidad en los procesos y las técnicas para su buena ejecución.
Si deseas abrir sucursales, crear franquicias de tu negocio o simplemente implementar un sistema de calidad, es necesario que realices un manual de procedimientos.
Para conseguirlo con éxito son ocho los puntos que debes cuidar y seguir:
1. Antes de iniciarlo es importante que definas la estructura que tendrá éste mismo. Cada concepto requiere de características específicas y particulares, tales como el lenguaje, ejemplos gráficos, etcétera.
2. Es indispensable saber que no todo el manual lleva la misma redacción, ya que hay segmentos que van dirigidos al ejecutor del proceso, o bien, al operador de la franquicia, de ahí la necesidad de identificar plenamente quiénes serán los usuarios del manual para utilizar el lenguaje y el contenido correctos.
3. Una vez que identificaste al usuario de un manual, tienes que definir si vas hacer un documento por puesto, área o para toda la organización. Esta clasificación te permitirá saber si necesitas elaborar sub-manuales o guías operativas para cada caso.
4. No olvides definir las políticas que van a delimitar el desempeño de cada individuo, determinado los factores que es necesario medir y evaluar en la operación cotidiana, tanto del propio franquiciatario como la del franquiciante.
5. Identifica y selecciona los principales procesos del negocio, que habrás de plasmar en los documentos. Ten en cuenta que sólo deben contener la información que requiere el usuario.
6. Redacta el manual de una manera ágil, dinámica, concreta y accesible. Incluye elementos gráficos y muy visuales, pues puede ser mucho más entendible mostrar imágenes de la preparación de una pizza, que redactar un recetario de varias hojas.
7. No caigas en lo obsoleto. Para que una franquicia sea rentable, no sólo deben revisarse los manuales operativos al menos una vez al año, sino también hay que realizar los cambios que sean necesarios dentro de la propia estructura, pues no es lo mismo satisfacer las necesidades de un consumidor de hace 15 años a un actual.
8. No olvides que debes empezar por organizar tu empresa. Así como existen los manuales operativos para el franquiciatario, también deben de existir para el franquiciante. Este documento recaba toda la información del proceso comercial, legal y técnico que conlleva su negocio. Sirve como una guía para llevar de la mano primero a su propia empresa y segundo a sus franquiciatarios.
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